Rozliczenie produkcji – uproszczenie

Ewidencja materiałowa

Spółka z o.o. jako jednostka posiadająca osobowość prawną, prowadzi księgi rachunkowe i sporządza sprawozdanie finansowe według zasad określonych ustawą o rachunkowości. Ustawa ta dla tzw. „mniejszych” jednostek zawiera wiele uproszczeń.

Jeżeli chodzi o ewidencję i rozliczanie kosztów działalności operacyjnej – produkcyjnej, to może ona następować:

1) tylko na kontach zespołu 4 „Koszty według rodzajów” (w praktyce stosowane w przypadku prowadzenia przez jednostkę jednorodnej pod względem branżowym działalności),

2) tylko na kontach zespołu 5 – według funkcji,

3) na kontach zespołu 4 i równolegle na kontach zespołu 5.

Ewidencja i rozliczanie kosztów polega na bieżącym księgowaniu kosztów działalności operacyjnej na podstawie dokumentów źródłowych, na odpowiednim koncie kosztów, z uwzględnieniem sporządzanego zakresu sprawozdania finansowego (według załącznika nr 1, 4 lub 5 do ustawy o rachunkowości), zgodnie z zasadami (polityką) rachunkowości przyjętymi przez kierownika jednostki.

Jeżeli chodzi o prowadzenie kont ksiąg pomocniczych dla materiałów (art. 17 ust. 2 ww. ustawy), o których mowa w pytaniu, to może się ona odbywać jedną z poniższych metod, tj. jako:

1) ewidencja ilościowo-wartościowa, w której dla każdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych,

2) ewidencja ilościowa obrotów i stanów, prowadzona dla poszczególnych składników lub ich jednorodnych grup wyłącznie w jednostkach naturalnych,

3) odpisywanie w koszty wartości materiałów na dzień ich zakupu, połączone z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy.

Jak z powyższego wynika, ustawa o rachunkowości pozostawia jednostce (kierownikowi) wybór w zakresie metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla materiałów, spośród wyżej wymienionych. Nie wymaga ona zatem obligatoryjnego prowadzenia bieżącej ewidencji magazynowej materiałów (tj. przychodów, rozchodów i stanów), czyli konta 31 „Materiały” – ww. pkt 3. W takiej sytuacji w księgach rachunkowych zapas materiałów nie jest objęty ewidencją bilansową (i nie jest prowadzony magazyn) i dopiero na dzień bilansowy (najpóźniej) następuje wycena zapasów materiałów i odpowiednia korekta kosztów. Na dzień bilansowy zapas materiałów powinien zostać potwierdzony inwentaryzacją przeprowadzoną w drodze spisu z natury.

Możliwy jest zatem przedstawiony powyżej odpis materiałów w koszty w momencie nabycia, z tym że jeżeli w jednostce na dzień bilansowy byłyby niewykorzystane materiały, to powinny być one spisane i dokonana odpowiednia korekta kosztów.

Taki rodzaj ewidencji jako zaliczany do uproszczeń w rachunkowości może być stosowany z uwzględnieniem art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości, tj. gdy nie wpływa to ujemnie na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz jej wyniku finansowego.

Należy mieć na uwadze, że odpisywanie w koszty wartości materiałów produkcyjnych wiąże się z koniecznością przyjęcia tej metody również dla wyrobów gotowych.

Rozliczenie podatku dochodowego

Natomiast w celu prawidłowego rozliczenia się z tytułu podatku dochodowego, podatnicy prowadzący uproszczone ewidencje na podstawie ww. pkt 3 (art. 17 ust. 2 pkt 4 ww. ustawy), powinni sporządzać inwentaryzację materiałów i wyrobów gotowych na koniec każdego okresu sprawozdawczego, za który następuje rozliczenie z budżetem z tytułu podatku dochodowego.

Ewidencja księgowa

W księgach rachunkowych operacje związane z zakupem materiałów i odpisywaniem ich wartości w koszty w momencie zakupu oraz korektę kosztów na dzień bilansowy ujmuje się w poniższy sposób, w sytuacji ewidencji kosztów na kontach zespołu 4 i równolegle na kontach zespołu 5:

1) zakup materiałów na podstawie faktur (pominięto VAT):

– Wn konto 40-1 „Zużycie materiałów”,
– Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”

i równolegle

– Wn konto 50 „Koszty działalności podstawowej – produkcyjnej”,
– Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”;

2) korekta kosztów o wartość pozostałych materiałów:

– Wn konto 31 „Materiały”,
– Ma konto 40-1

i równolegle

– Wn konto 49,
– Ma konto 50.

Prawidłowym będzie również pozostawienie wartości materiałów ustalonej na koniec poprzedniego okresu sprawozdawczego na koncie 31 i korekta kosztów na koniec następnego okresu sprawozdawczego o zmianę stanu (wartości) zapasu tych aktywów w stosunku do ich stanu z końca okresu poprzedzającego. Księgowaniu podlegać wówczas będzie jedynie kwota zwiększająca bądź zmniejszająca wartość zapasów.

Z kolei w sytuacji, gdy jednostka wybierze do stosowania ewidencję kosztów tylko na kontach zespołu 4 (analogiczne księgowania będą w sytuacji ewidencji kosztów tylko na kontach zespołu 5, z tym że zamiast konta z zespołu 4 występuje konto 50), wówczas zakup materiałów, które nie są objęte ewidencją bilansową, ujmuje się w księgach rachunkowych zapisem:

– Wn konto 40-1 „Zużycie materiałów i energii”,
– Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

Z kolei zapas ww. materiałów ustalony nie później niż na dzień bilansowy księguje się zapisem:

– Wn konto 31,
– Ma konto 40-1.

Ponadto należy dokonać korekty kosztów o wartość stanu niesprzedanych wyrobów gotowych – ustalonych na podstawie inwentaryzacji – co można ująć zapisem:

– Wn konto 60 „Produkty gotowe i półprodukty”,
– Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”.

Natomiast odwrócenie korekty na początku następnego okresu sprawozdawczego lub bezpośrednio przed ustaleniem nowego stanu można zaksięgować: Wn konto 49, Ma konto 60.

W przypadku prowadzenia kont zespołu 4 i 5 zamiast konta 49 odpowiednie zastosowanie znajdzie konto 70-1 „Koszt sprzedanych produktów”.

Uproszczenia dla jednostki mikro i małej

Ustawa o rachunkowości – w ramach uproszczeń – przewiduje także dla spółki z o.o., ze względu na mniejsze rozmiary działalności, możliwość przyjęcia statusu jednostki mikro lub małej, po spełnieniu określonych warunków. Z pytania wynika, że spółka z o.o. rozpoczyna działalność w 2023 r., dlatego też przedstawimy kryteria dla spółki z o.o. rozpoczynającej działalność.

Spółka z o.o. może być jednostką mikro (art. 3 ust. 1a pkt 1 ustawy o rachunkowości), jeżeli w roku obrotowym, w którym rozpoczęła działalność nie przekroczyła co najmniej dwóch z następujących trzech wielkości:

a) 1.500,000 zł – w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,

b) 3.000,000 zł – w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,

c) 10 osób – w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty.

Niezależnie od powyższego warunkiem koniecznym, aby jednostka przyjęła status jednostki mikro, jest podjęcie decyzji przez jej organ zatwierdzający w sprawie sporządzania sprawozdania finansowego z zastosowaniem uproszczeń przewidzianych ustawą o rachunkowości dla jednostek mikro. Ustawa o rachunkowości przewiduje dla takich jednostek możliwość sporządzania bardzo skróconego sprawozdania finansowego według załącznika nr 4 do ustawy o rachunkowości, obejmującego bilans (art. 46 ust. 5 pkt 4 ww. ustawy) oraz rachunek zysków i strat (art. 47 ust. 4 pkt 4 ustawy), które zawierają po kilka syntetycznych pozycji. Jednostka mikro może być także zwolniona z obowiązku sporządzania informacji dodatkowej, pod warunkiem że w informacjach uzupełniających do bilansu zostaną przedstawione informacje określone w załączniku nr 4 do ustawy (art. 48 ust. 3).

Z kolei przyjęcie statusu jednostki małej (art. 3 ust. 1c) przez sp. z o.o. może nastąpić, jeżeli w roku obrotowym, w którym spółka rozpoczęła działalność, nie przekroczyła co najmniej dwóch z następujących trzech wielkości:

a) 25.500,000 zł – w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,

b) 51.000,000 zł – w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,

c) 50 osób – w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty.

Także w tym przypadku konieczne jest podjęcie przez organ zatwierdzający decyzji o sporządzaniu sprawozdań finansowych z zastosowaniem określonych uproszczeń dla jednostki małej.

Uproszczenia w rachunkowości dla jednostki małej polegają na możliwości sporządzania sprawozdania finansowego zgodnie z zakresem informacyjnym określonym w załączniku nr 5 do ustawy o rachunkowości. Sprawozdanie to jest także sprawozdaniem uproszczonym i ma charakter syntetyczny. Składa się tylko z bilansu, rachunku zysków i strat oraz dodatkowych informacji i objaśnień (art. 46 ust. 5 pkt 5, art. 47 ust. 4 pkt 5, art. 48 ust. 4). Wymagane jest jednak prezentowanie większej ilości informacji w porównaniu ze sprawozdaniem finansowym dla jednostek mikro.