Korekta sprawozdania finansowego

Co do zasady jednostki, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, powinny sporządzić sprawozdanie finansowe nie później niż do końca marca następnego roku oraz zatwierdzić je nie później niż do końca czerwca następnego roku. Jednostki, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, zobowiązane były zatem sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2024 r. do 31 marca 2025 r., a zatwierdzić sprawozdanie mają obowiązek do 30 czerwca 2025 r. Do naszego Wydawnictwa wpływa wiele pytań od Czytelników, którzy mają wątpliwości w kwestii obowiązków, jakie na nich ciążą po sporządzeniu sprawozdania finansowego. W niniejszym artykule odpowiadamy na wybrane pytania, dotyczące sposobu korekty sporządzonego sprawozdania, terminu i formy udostępnienia sprawozdania właścicielom, przesłania sprawozdania do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) i do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) oraz ogłoszenia sprawozdania w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG).

1. Korekta sporządzonego sprawozdania finansowego

Czy powinniśmy poprawić błędy i ponownie sporządzić niezatwierdzone jeszcze sprawozdanie finansowe, jeżeli wykryliśmy je w księgach roku, za który sprawozdanie jest już sporządzone?

Wszystkie wykryte w księgach rachunkowych i sprawozdaniu finansowym błędy należy poprawić. Moment dokonania korekty po sporządzeniu sprawozdania i przed jego zatwierdzeniem, zależy od istotności błędu. Jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie, lub powodujących, że założenie przez nią kontynuowania działalności nie jest uzasadnione, powinna ona odpowiednio zmienić to sprawozdanie, dokonując jednocześnie odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie dotyczy, oraz powiadomić biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub zbadał (por. art. 54 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Jeżeli zatem po sporządzeniu i podpisaniu sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, okaże się, że zawiera ono istotne dla jednostki błędy, to należy skorygować je w księgach tego roku, którego dotyczy sporządzone sprawozdanie oraz poprawić samo sprawozdanie. Oznacza to, że skutki korekty błędu istotnego popełnionego w 2024 r., wykrytego po sporządzeniu sprawozdania za ten rok, ale przed jego zatwierdzeniem, należy ująć w księgach 2024 r. i poprawić sprawozdanie sporządzone za 2024 r. Jeżeli sprawozdanie to podlega badaniu, to należy o tym fakcie powiadomić biegłego rewidenta. Natomiast jeżeli po sporządzeniu i podpisaniu sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, okaże się, że zawiera ono nieistotne dla jednostki błędy, to błędy te można poprawić w roku następującym po roku, którego dotyczy sporządzone sprawozdanie. Oznacza to, że skutki korekty błędu nieistotnego popełnionego w 2024 r., wykrytego po sporządzeniu sprawozdania za ten rok, ale przed jego zatwierdzeniem, można ująć w księgach 2025 r., pozostawiając bez zmian sprawozdanie sporządzone za 2024 r.

W jaki sposób należy poprawić sprawozdanie finansowe, w którym znaleźliśmy błąd? Czy poprawienie polega na sporządzeniu kolejnej wersji sprawozdania?

W czasie pomiędzy sporządzeniem sprawozdania a jego zatwierdzeniem, jednostka może dokonywać w nim zmian, czyli może poprawić wykryte ewentualne błędy. W praktyce poprawienie rocznego sprawozdania finansowego oznacza, że należy sporządzić jego kolejną wersję z uwzględnieniem dokonanych poprawek. Powtórne sprawozdanie powinno zostać sporządzone w formie elektronicznej, z zachowaniem struktury i formatu właściwego dla danej jednostki prowadzącej księgi rachunkowe. Przypominamy, że możliwe jest stosowanie następujących typów elektronicznych sprawozdań:

• sprawozdanie w formie ustrukturyzowanej, czyli w postaci pliku zapisanego w formacie XML, zgodnym z regułami określonymi we właściwej strukturze XSD,
• sprawozdanie w formie nieustrukturyzowanej, czyli w postaci pliku zapisanego w dowolnym formacie,
• sprawozdanie w formacie zgodnym z rozporządzeniem Komisji (UE) 2019/815 – w postaci pliku zapisanego w formacie XHTML,
• sprawozdanie w innym formacie przeszukiwalnym – w postaci pliku zapisanego w formacie umożliwiającym automatyczne przeszukanie dokumentu.

Co więcej kolejna wersja rocznego sprawozdania finansowego powinna zostać podpisana w ten sam sposób, co wersja pierwsza, czyli z zastosowaniem reguł, o których mowa w art. 52 ustawy o rachunkowości. Jeżeli jednostka, ze względu na dokonane poprawki, sporządzi kolejną wersję sprawozdania, to sprawozdanie to zostanie opatrzone nową datą. Należy pamiętać, że w celach dowodowych pierwszą wersję sporządzonego sprawozdania, świadczącą o tym, że zostało ono sporządzone i podpisane we właściwym terminie, należy przechowywać przez okres co najmniej pięciu lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło jego zatwierdzenie.

Sporządziliśmy i podpisaliśmy sprawozdanie finansowe za 2024 r. w wymaganym terminie (tj. do 31 marca 2025 r.). W kwietniu 2025 r., w związku z wykrytym w tym sprawozdaniu błędem, dokonaliśmy jego korekty, czyli sporządziliśmy kolejną wersję sprawozdania. Poprawiona wersja została już zatwierdzona. Czy do KRS powinniśmy wysłać tylko ostateczną – zatwierdzoną wersję, czy również pierwszą, świadczącą o tym, że sprawozdanie zostało sporządzone w wymaganym ustawą o rachunkowości terminie?

Roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego (por. art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Jeśli zatem rokiem obrotowym jednostki jest rok kalendarzowy, to termin na zatwierdzenie sprawozdania finansowego sporządzonego za 2024 r. upłynie 30 czerwca 2025 r. Zatwierdzeniu podlega ostateczna wersja sprawozdania finansowego. Jeżeli jednostka poprawiła w kwietniu 2025 r. sprawozdanie, czyli sporządziła jego kolejną wersję i następnie ją zatwierdziła, to do KRS zobowiązana jest złożyć tylko tę poprawioną (ostateczną) wersję sprawozdania. Przypominamy, że jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS składają do tego organu sprawozdania finansowe wraz z wymaganymi dokumentami, w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego (por. art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości)